公開/更新日：2/14/2024
レンタル業の在庫管理。初めはエクセルやスプレッドシートで商品の在庫管理をしていたものの、レンタル品の入出庫回数が増えるにつれて、人的ミスが増えてきたり、集計作業に手間がかかったりと、様々な課題が見えてきます。
在庫管理に失敗してしまうと、「業務効率の低下」「業務・顧客分析の精度低下」といった問題へ繋がり、業績への影響に直結してしまうため、適切な在庫管理が大切です。
この記事では、スマートな在庫管理に欠かせない、「レンタル品在庫管理システム」の導入メリットや、導入することで解決できる課題について解説していきます。
エクセルを使ったレンタル品の在庫管理には課題が多い
1.人的ミスが発生しやすく、気づきにくい
レンタル品の取り扱い量が増えたり、レンタル需要が増加することで入出庫回数が増加すると、集計作業の回数や入力項目が増えるため、必然的に人的ミスが発生しやすくなります。
また、エクセルでの管理の場合は、1人の担当者が専属で担当するケースが多くなるため、第三者の目が行き届かず発生したミスに気づきにくいという側面もあります。
レンタル業で在庫管理にミスが発生してしまうと、後続のレンタルスケジュールに影響が生じたり、機会損失を引き起こしてしまいます。
2.在庫状況や売り上げの集計に手間がかかる
エクセルやスプレッドシートで在庫管理を行う場合、在庫状況を手入力する必要があるため、集計するのに労力がかかります。
また、レンタル実績や顧客属性などの複数データを紐付けて管理する場合には、関数やマクロを活用する必要があり、集計に手間がかかるだけでなく、エクセルファイルの動作が重くなるなどの課題があります。
3.レンタル業務特有の業務管理が難しい
レンタルサービスでは、返送状況の把握や、レンタル期間、料金の管理など、レンタル業特有の業務があるため、通常の在庫管理よりもデータベースが複雑化します。
また、レンタル業では商品の洗浄・点検などの定期的なメンテナンス業務も欠かせないをため、商品単位でのスケジュール管理が重要です。
その他、エクセルでの在庫管理業務は、発送や返送を確認してから在庫情報を更新するため、リアルタイムな在庫管理が難しいという側面もあります。
レンタル品在庫管理システムを導入するメリット
これらの問題はすべて、レンタル品在庫管理システムを導入することで解決できます。
レンタル品在庫管理システムとは
レンタル品在庫管理システムとは、クラウド上でレンタル品の在庫状況を管理するシステムです。
エクセルで在庫管理を行う場合は定常的な集計作業が必要ですが、商品の発送や返送時、メンテナンスのタイミングで在庫数が自動集計されるため、常に最新の在庫状況を管理できます。さらに、バーコードやRFIDなどの技術を組み合わせることで、在庫管理や入出庫作業を効率化することができます。
1.レンタル業特有の業務課題を解決できる
商品の洗浄・点検などのメンテナンス業務を含め、在庫管理状況をリアルタイムで把握できます。
商品のステータスやレンタルスケジュールはグラフやカレンダーで表示されるため、視覚的にわかりやすいだけでなく、人的ミスの削減に繋がります。
2.クラウド化で業務が改善する
レンタル品在庫管理システムはインターネットを介して情報を管理するクラウドシステムのため、インターネットに接続されたパソコン・スマホであれば簡単にアクセスができるようになります。
場所や時間を問わずに在庫状況を確認できる他、複数名のスタッフで同じ情報を同時に共有できるため業務効率が改善されます。
ファイルの紛失や災害時のリスクを軽減できる側面があり、リスクマネジメントの点でも効果的です。
3.集計データを必要な時に出力できる
クラウド上で管理された在庫管理データは、必要なときに商品や顧客単位などの項目でレポート化し、出力ができます。
収益やレンタル稼働状況も細かく分析・確認ができるため、マーケティングへの活用や、適切な経営判断への活用ができるようになります。
レンタル品在庫管理システムを導入し、業務を効率化する
レンタル品在庫管理システムを導入することで、エクセルやスプレッドシートの運用では難しかった、以下の課題が解決できます。
- レンタル業特有の業務課題（商品の返送状況・メンテナンス業務）
- 在庫管理の属人化や場所・時間の制限
- データの活用性
在庫管理の改善は、現場での業務パフォーマンスの向上や省人化といった、業務の効率化に繋がるだけでなく、システム導入で生まれたリソースを、新たなビジネスチャンスや現状の課題解決へ活かすこともできるため、長期的な運用ほど効果が望める点も魅力的です。
ぜひ、レンタル品在庫管理システムの導入を検討してみてください。
