紙・手作業・属人化──その“最後の砦”を変えられるのは、あなたかもしれない。
企業のデジタルトランスフォーメーション（DX）というと、営業のCRM化やマーケティングのMA導入、製造現場のIoT化などが取り沙汰されがちです。
しかし、多くの企業の中で、実は最もアナログな業務が集中している部門があります。
それが、総務部門です。
■ 総務の“アナログ残存領域”とは？
たとえば、以下のような業務がまだ紙・口頭・メールベースで運用されていないでしょうか？
- 備品の貸出管理（PC、プロジェクター、ルーター等）
- 名刺の発注・配布管理
- 社内行事・防災備品・社有車の予約
- 入退社に伴う備品・座席・アカウント整理
- 郵送物の取りまとめや物理書類の配布
「必要だけど仕組み化されていない業務」の多くが、総務の仕事として埋もれており、日々の小さな手間が業務負荷として積み重なっているのです。
■ DX＝高機能なシステム導入ではない
総務領域のDXというと、つい「新しいツール導入」や「RPAでの自動化」を思い浮かべるかもしれません。
しかし、本質はもっとシンプルです。
「人が都度判断して対応していたこと」を、仕組みとして再現できるようにすること。
たとえば：
- Excel管理だった貸出台帳を、バーコード＋クラウド記録に変える
- 名刺発注をGoogleフォームとテンプレートで統一・自動転記する
- 社有車の予約をGoogleカレンダー＋アクセス制限で可視化する
大切なのは、大掛かりなシステムでなくても、現場の負担を減らし、運用ルールを仕組みで支えることです。
■ 総務主導のDXがもたらす3つの効果
- 業務の属人化が解消される
担当者の異動や退職があっても、“仕組み”があれば回ります。
「誰が何を持ってる？」「このルール、誰が決めたの？」といった不明確さが消えます。 - “見えないコスト”が見える化される
貸出忘れ、返却漏れ、二重購入など、気づかれない無駄が減少。
備品の使用履歴や稼働率のデータをもとに、コスト最適化が可能になります。 - 社員の“当たり前”が変わる
使いやすく返しやすい仕組みは、社員の行動を変えます。
「貸して終わり」ではなく、「共有資産として大事に使う」文化が生まれるのです。
■ 総務こそ、社内DXの“文化変革エンジン”
総務部門は、ほぼすべての部署と関わる立場にあります。
備品管理や施設利用など、**「全社員に影響する小さな仕組み」**を変える力を持っています。
たとえば、
- 備品の貸出をWeb化したことで、営業部門が使いたい時にすぐ借りられるようになった
- 社有車の予約システム化で、使い忘れやダブルブッキングがなくなった
- 名刺発注フローをテンプレート化したことで、印刷ミス・遅延がゼロになった
こうした“小さな成功体験”が、社内に「DXって意外と身近で簡単かもしれない」という空気を生みます。
これは、単なる効率化ではありません。
企業文化のアップデートにつながる大きな一歩です。
■ 最後に──“縁の下”から“推進役”へ
DXと聞くと、どこか遠くのプロジェクトに感じていたかもしれません。
でも実は、あなたのデスクの上、メールの中、日々の会話のなかにこそ、変革の芽があります。
誰よりも現場を知る総務こそ、DXの現実解を描ける存在です。
地味だけど、なくてはならない。
そんな総務業務にこそ、変える力がある。
その最初の一歩は、「あれ？これ、もっと楽にできるんじゃない？」という気づきから始まります。
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